Как утверждают специалисты, хранение и получение сведений в электронном виде имеет гораздо больше плюсов, чем бумажный документооборот.
В силу различных обстоятельств человеку может потребоваться получить сведения из Единого государственного реестра недвижимости о принадлежащем ему объекте недвижимости. Получить их можно в виде копии документа, хранящегося в реестровом деле. Возникает вопрос, что лучше: электронный или привычный бумажный архив.
«При хранении документов в бумажном виде всегда существует риск порчи или утраты важных документов, которые иногда хранятся в архиве в единственном экземпляре. Кроме того, бумажный документооборот замедляет работу структурных подразделений и снижает ее эффективность», – поясняет и.о. начальника отдела ведения архивов и фондов филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области Любовь Молочнова.
По словам специалиста, электронный архив по сравнению с бумажным имеет ряд преимуществ:
— электронный архив не требует площадей для хранения документов, а резервное копирование информации гарантирует сохранность всех электронных образов даже при системных сбоях;
— информация профессионально защищена. Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности при их передаче, транспортировке либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и тому подобное). Таким образом, все документы будут доступны для работы в любое время и защищены от порчи;
— быстрый поиск нужного документа, что, в свою очередь, может уменьшить срок получения его копии;
— единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации.
«Кроме того, электронный образ бумажного документа, полученного заявителем, зачастую имеет лучшее качество отображения информации по сравнению с бумажной копией того же документа», – добавляет Любовь Молочнова.